Hinweisgebersysteme

• Was ist ein Hinweisgebersystem?

  Ein Hinweisgebersystem soll einen strukturierten Umgang mit Informationen über Regelverstöße innerhalb eines Unternehmens schaffen. Insbesondere anonyme Hinweisgebersysteme sollen zudem dafür sorgen, dass Mitarbeitende auch dann Hinweise auf Verstöße abgeben, wenn sie dadurch zum Beispiel Vorgesetzte belasten.

• Müssen KVGen und andere Verpflichtete aus dem Finanzsektor unabhängig der Anzahl ihrer Mitarbeitenden auch dann Hinweisgebersysteme bereitstellen, wenn Sie keine Mitarbeitende haben?

  Nein. Laut §3 Abs. 9 HinSchG müssen KVGen nur dann interne Meldestellen bereitstellen, sofern sie mindestens eine Person beschäftigen.

• Müssen interne Meldestellen mündlich und schriftlich erreichbar sein?

  Nein. Laut §16 Abs. 3 HinSchG müssen interne Meldekanäle Meldungen in mündlicher oder Textform ermöglichen. Eine interne Meldestelle muss also nicht beide Bedingungen erfüllen.

• Inwieweit müssen bestehende interne Meldesysteme (z.B. auf Basis des GwG) angepasst werden?

  Bestehende Meldekanäle müssen um die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen nach §2 HinSchG erweitert werden. Dazu gehören u.a. Meldungen zu Verstößen, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Oder Verstöße, die gegen sonstige Vorschriften wie Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität, zum Umweltschutz, zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit oder zur Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen gerichtet sind uvm..

• Reicht als interne Meldestelle z.B. ein „Hinweisgeber-Briefkasten“?

  Mit hohem Aufwand ja – ist jedoch nicht empfehlenswert. Zum einen muss gewährleistet sein, dass der Inhalt der Meldungen sowie die Identität der meldenden Person ausschließlich den Personen bekannt gegeben werden, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind (§8 HinSchG & §16 Abs. 2 HinSchG). Zudem muss gewährleistet werden, dass auch bei der Abgabe einer anonymen Meldung eine Rückmeldung an die meldende Person inkl. der Möglichkeit Rückfragen zu stellen, möglich ist (§17 Abs. 1 Satz 1 & Abs. 2 HinSchG). Diese beiden Bedingungen können bei der Einrichtung eines einfachen Briefkastens nicht als gegeben hingenommen werden.

  Weiter ist auch die physische Erreichbarkeit eines Briefkastens für Mitarbeitende natürlich zu beachten. Auch die Möglichkeit bei der Abgabe einer Meldung per Briefkasten beobachtet werden zu können, könnte potentiell wichtige Hinweisgeber:innen abschrecken.

• Können in einem Unternehmen auch die Geschäftsführer:innen die Rolle der für Meldungen zuständigen Person übernehmen?

  Dies ist nicht vollkommen ausgeschlossen. Dennoch könnte die Benennung der Geschäftsführung als Beauftragte zur Bearbeitung von Meldungen mit §15 Abs. 1 HinschG kollidieren. Demnach müssen die beauftragten Personen nicht nur unabhängig agieren können, sondern sie dürfen durch die Ausübung ihrer Tätigkeit als Geschäftsführung sowie als Meldebeauftragte keinen Interessenskonflikten unterliegen. Als Vorgesetzte ist diese Bedingung im Zweifelsfall nicht gegeben.

• Wie kann bei einer anonymen Meldung gewährleistet werden, dass der hinweisgebenden Person Rückmeldungen zugestellt werden können?

  Bei Hinweisgebersystemen wie dem von Kerberos erhalten die hinweisgebenden Personen einen individuellen Code. Über diesen können Sie sich jederzeit wieder im Meldesystem anmelden, um eventuelle Rückfragen zu beantworten oder den aktuellen Status zu verfolgen. Eine Registrierung ist nicht erforderlich.

• Welche Fristen gilt es nach der Abgabe einer Meldung nach dem HinSchG zu beachten?

  Laut §17 HinSchG müssen interne Meldestellen der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Spätestens drei Monate und sieben Tage nach Abgabe der Meldung muss die Meldestelle der meldenden Person eine Rückmeldung geben. Nach §17 Abs. 2 Satz 2 HinSchG muss die Rückmeldung "die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese" umfassen. Das gilt nicht, wenn hierdurch die Rechte anderer beeinträchtigt oder die Nachforschungen oder Ermittlungen berührt werde.

• Was sind die Vorteile eines internen Hinweisgebersystems?

  Stellen Mitarbeitende Regelverstöße fest, kommt es auf die Ansprechpartner im Unternehmen an, wie die Regelverstöße geahndet werden. Werden Regelverstöße von direkten Vorgesetzten begangen und müssen diese sie dann bearbeiten, kann sich eine Hinweisabgabe sogar negativ auf den Hinweisgeber auswirken.

  Im schlimmsten Fall geben Mitarbeitende Hinweise aus Angst vor negativen Konsequenzen gar nicht ab. So können sich Missstände in Unternehmen ungehindert ausbreiten.

  Eine weitere Möglichkeit besteht in der Veröffentlichung von Regelverstößen durch die Hinweisgebenden über staatliche Meldewege oder sogar die Presse. Dies kann für Unternehmen aber auch für die Whistleblower hohe reputative wie auch finanzielle Folgen haben.

  Über ein internes Hinweisgebersystem können Hinweisgeber hingegen anonym Meldungen abgeben, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen. Hinweisen kann durch Experten nachgegangen werden. Regelverstöße lassen sich effektiv und schnell beheben. Dieses strukturelle Vorgehen fördert nicht nur eine sicherere und nachhaltigere Unternehmensentwicklung, sondern stärkt auch das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.

• Welche Unternehmen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Einrichtung internen Meldestelle verpflichtet?

  Laut §12 Abs. 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden grundsätzlich zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Dies kann zum Beispiel über die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems analog zu den für die Einhaltung des LkSG sowie GwG geschehen.

  Zudem sind unabhängig ihrer Größe auch folgende Unternehmen zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet (§12 Abs. 3 HinSchG):

  • Wertpapierdienstleistungsunternehmen

  • Datenbereitstellungsdienste

  • Börsenträger

  • Kreditinstitute sowie Wertpapierinsititute

  • Gegenparteien im Sinne des Art. 3 Nr. 2 der EU-VO 2015/2365

  • Kapitalverwaltungsgesellschaften

  • Versicherungsunternehmen